052 - 8765 4321
info@borneotransforma.com

Upaya Peningkatan Kualitas Manajemen SDM melalui Pemanfaatan Teknologi Informasi

Posted by : Admin On: 31 Desember 2014
Upaya Peningkatan Kualitas Manajemen SDM melalui Pemanfaatan Teknologi Informasi

Jakarta - Dalam sebuah organisasi publik, seperti Departemen Keuangan Republik Indonesia, dewasa ini semakin tinggi tuntutan-tuntutan masyarakat akan tata kelola pemerintahan yang baik. Antara lain berupa tuntutan untuk meningkatkan pelayanan publik, seperti pelayanan perpajakan, bea dan cukai, perbendaharaan, kekayaan negara dan sebagainya. Semakin tinggi pula tuntutan pelayanan yang prima terhadap internal customer, yaitu para SDM dan manajemen SDM Departemen Keuangan.

Pada suatu sisi yang lain ternyata pemanfaatan TIK dalam mendukung belum optimal untuk mendukung Sistem Informasi Manajemen (SIM) SDM walaupun dari sisi jumlah pegawai dan kompleksitas organisasi sudah sangat membutuhkan bantuan implementasi TIK. Saat ini Departemen Keuangan memiliki pegawai cukup besar sejumlah 63.000 orang dan memiliki organisasi birokrasi yang cukup kompleks yang dikategorikan sebagai holding type company karena memiliki 12 unit eselon I yang core business-nya berbeda dan ribuan unit vertikal yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.

Kekurang-optimalan SIM SDM dapat ditengarai dengan ketidakakuratan data pegawai. Pada level Eselon 1 (D-one), dan (D-two) pusat dan daerah, informasi mengenai current status pegawai seringkali tidak akurat sehingga secara agregat apabila data SIMPEG dikumpulkan ke level Departemen Keuangan (Biro SDM) banyak sekali terjadi kekuranglengkapan maupun kekurangakuratan data. Hal ini dapat mengakibatkan pengambilan keputusan yang salah misalnya seperti orang yang sudah meninggal dipromosikan, atau orang sudah pensiun diikutsertakan dalam diklat.

Dampak yang paling terasa adalah kekurangakuratan informasi SDM akan sangat menghambat proses pengambilan keputusan manajemen SDM yang baik. Urat nadi keputusan-keputusan strategis dan operasional dalam perencanaan SDM, rekrutmen, staffing/penempatan, mutasi jabatan, kepangkatan, pengembangan SDM, pendidikan dan pelatihan, remunerasi/benefit, disiplin, dan pensiun bergantung kepada aliran informasi yang akurat.

Untuk memperoleh informasi SDM yang cepat dan akurat diperlukan sebuah sistem informasi manajemen (SIM) yang handal. Seberapa handal sistem informasi yang dimiliki tergantung pada kualitas sub sistem input, pemrosesan, dan penyajian data dan informasi. Untuk membangun system yang handal tidak hanya cukup dengan memperhatikan faktor teknologi, namun juga factor struktur organisasi, business process manajemen SDM itu sendiri, faktor manusia dan budaya kerjanya, dan tentu factor biaya.

Sub-sistem input menangani bagaimana data kepegawaian dapat dikumpulkan dan diorganisasikan. Sub sistem input data kepegawaian harus mampu untuk memastikan setiap unit kerja di Depkeu dari kantor pusat sampai daerah terpencil mempunyai akses ke dalam system baik online maupun off-line untuk mengalirkan data terbaru pegawainya ke database SIMPEG Departemen Keuangan.

Sub-sistem pemrosesan menangani bagaimana data kepegawaian dapat diproses untuk dianalisis. Di dalam proses ini akan muncul beberapa issue yang critical apakah data akan diproses secara terdistribusi atau terpusat, proses online atau offline , atau bahkan secara real-time. Issue di atas perlu untuk dikelola secara tepat agar diperoleh kinerja yang baik dari sistem informasi manajemen SDM Depkeu.

Sub-sistem ini menangani bagaimana data dapat disajikan sebagai informasi yang mendukung proses pengambilan keputusan. Para pengguna (user) dari informasi SDM terbentang secara luas dan dalam dari unit kerja yang membutuhkan data nominatif Kenaikan Gaji Berkala misalnya sampai dengan Pimpinan Departemen yang membutuhkan informasi proyeksi jumlah dan kompetensi SDM untuk semua lini Depkeu. Feedback dari para pengguna data dan informasi amat penting untuk membuat system berkembang secara sehat dan terus-menerus agar perbaikan-perbaikan dapat digunakan untuk menyempurnakan sistem.

Critical objective dari disain SIM untuk mendukung pengambilan keputusan yang efektif adalah bagaimana system dapat mengintegrasikan kemampuan computer dan manusia. Apabila terlalu banyak faktor komputernya maka sistem akan mengarah pada sebuah sistem yang mekanistis, tidak fleksibel, dan pengambilan keputusan yang tidak komprehensif. Sebaliknya apabila desain system dukungan manajemennya terlalu banyak unsur manusianya maka system akan menjadi terlalu lambat dalam merespons, menggunakan data secara terbatas, dan keterbatasan kemampuan untuk menganalisis data secara luas.

Wajah cantik dari perkambangan teknologi informasi adalah kemampuannya untuk mengorganisasi data yang massif dalam sebuah database system secara mudah yang memungkinkan para pengambil keputusan untuk menggali berbagai macam informasi secara dalam dan luas. Data transaksi mutasi kepegawaian sangatlah besar scopenya, dari mulai data penyaringan, seleksi, CPNS/PNS, jabatan, pangkat, diklat, gaji dan remunerasi, penugasan, penghargaan, disiplin, pemensiunan, bahkan keluarga, yang terjadi kapan saja.

Seperti diketahui data SDM bersifat sangat sensitif karena kesalahan record pada satu pegawai dapat menyebabkan rusaknya integritas sistem. Sebagai misal dalam proses Baperjakat diseleksi beberapa kandidat yang bersaing untuk sebuah jabatan. Apabila data terkini pangkat seorang pejabat tidak ada bisa jadi akan mengakibatkan pengangkatan pejabat yang salah walaupun dari segi soft competency calon pejabat yang tidak dipilih tersebut lebih cocok dalam jabatan tersebut.

Secara ideal system harus mampu memmenuhi berbagai kebutuhan informasi yang dibutuhkan para Pembina kepegawaian secara akurat dan tepat waktu. Kualitas informasi yang prima tentu akan memudahkan para Pembina kepegawaian untuk membuat penilaian yang mendalam atas berbagai alternatif pengambilan keputusan kepegawaian. Sekretariat Jenderal Depkeu tentu amat terbantu dalam penyusunan budgeting Anggaran Belanja Pegawai Depkeu apabila terdapat data yang akurat mengenai statistik Depkeu.

Pertanyaan-pertanyaan ‘what-if’ apabila suatu kebijakan kenaikan gaji diimplementasikan dapat dianalisis secara tepat. Pada gilirannya bantuan SIM SDM tadi dapat meningkatkan ketepatan pengambilan keputusan Pimpinan yang pada gilirannya akan meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.

Pada akhirnya tidak ada suatu system informasi manajemen yang superior yang secara alami mampu hidup dan tumbuh sendiri. Even sebuah sistem yang cerdas, SIM SDM sebagai sistem rekayasa manusia perlu dirancang, dikembangkan, dan dipelihara secara konsisten dan terus menerus. Mitos bahwa ‘pembelian hardware’ = ‘pembangunan IT’ perlu untuk diluruskan agar tidak terjadi simplifikasi atas sebuagh pembangunan system.

Penelitian atas data panel yang luas dari Prof. C.K. Prahalad dari Massachusetts Institute of Technology menyatakan bahwa kebanyakan kegagalan IT initiative adalah karena terlalu memfokuskan diri pada akuisisi hardware dan software dan tidak secara proporsional memperhatikan factor SDMnya.Dengan komitmen pimpinan yang kuat serta support dari seluruh jajaran Depkeu kita yakin bahwa kita dapat segera mewujudkan SIM SDM atau SIMPEG yang handal, Yes, we believe we can change!

Sumber: www.setjen.kemenkeu.go.id